Datenstrategie für Sportverbände: Best Practice mit der FFN

Mit über 300.000 Mitgliedern gehört die Fédération Française de Natation (FFN), zu den größten Sportverbänden Frankreichs.

Im Jahr 2023 startete sie ein umfassendes Digitalisierungsprojekt pünktlich zu den Olympischen Spielen in Paris 2024. Ziel: jedem Mitglied eine personalisierte, reibungslose und attraktive Erfahrung bieten und gleichzeitig die Marketing-Performance sowie die Sichtbarkeit der Partner stärken.

Im Bewusstsein, wie strategisch wichtig Daten und digitale Tools für die Weiterentwicklung des Sports sind, setzte die FFN gemeinsam mit Arenametrix ein strukturiertes Projekt um – mit drei zentralen Schwerpunkten:

• Daten zentralisieren aus Website, Ticketing, Online-Shop und Lizenzmanagement, um Mitglieder besser zu verstehen
  
  
• Zielgruppen segmentieren, um die Kommunikation je nach Disziplin und Nutzungsprofil gezielt auszuspielen
  
  
• Teams schulen, damit sie Marketingkampagnen und Datenanalysen selbstständig steuern können

Eine starke Basis: Zentralisierung & Segmentierung für mehr Mitgliederkenntnis

Zum Start wurde das digitale Ökosystem analysiert und eine geeignete Datenstruktur konzipiert. Daraufhin wurden Schnittstellen entwickelt, die täglich Daten aus dem Lizenzsystem, dem Webshop und der Website einspeisen.

Parallel dazu erhielten die Kommunikations- und Marketingteams Schulungen in den verschiedenen Modulen – mit dem Ziel, direkt nach der Konfiguration einsatzbereit zu sein:

• Kontaktmanagement : zur gezielten Segmentierung (z. B. Einsteiger, Wettkampfschwimmer, Open-Water-Schwimmer)
  
  
• Kampagnenerstellung : um zur richtigen Zeit die passende Botschaft an die richtige Zielgruppe zu senden
  
  
• Verkaufsanalyse : zur Auswertung der Lizenzentwicklung nach Disziplin und Event-Ticketing

Dank der zentralen Datensammlung hat die FFN heute ein präzises Bild ihrer Mitglieder – differenziert nach Disziplin (Beckenschwimmen, Freiwasser, Wasserball usw.) und Lizenztyp (Jugend, Gesundheitssport, Wettkampf etc.). Diese Segmentierung erleichtert die Entwicklung relevanter Personas und Zielgruppen und sorgt für passgenauen Content und mehr Engagement.

Ein strukturiertes Roll-out in 4 Schritten

1. Audit & Datenarchitektur :
   Workshops zur Bedarfsanalyse, Aufbau einer maßgeschneiderten Datenstruktur und Standardisierung der Datenflüsse
   
   
2. Anbindung aller Datenquellen :
   Tägliche Integration von Shop-, Ticketing- und Lizenzdaten
   
   
3. Segmentierung der Mitglieder :
   Zielgruppenbildung nach Lizenztyp, Disziplin, Engagementniveau usw. – zur Personalisierung der Kommunikation
   
   
4. Team-Schulungen :
   22 CRM-Nutzer wurden umfassend geschult

Operative Herausforderungen: Zustellbarkeit als Erfolgsfaktor

Schon in den ersten Workshops wurde ein zentrales Problem deutlich: schwache Zustellbarkeit bei früheren Mailings.
her:Dank gezieltem Targeting und korrekter technischer Einrichtung der neuen Lösung konnte die Performance deutlich gesteigert werden.

Der Teufelskreis schlechter Zustellbarkeit wurde durchbrochen.

Auf dem Weg zu einer personalisierten und automatisierten Mitgliederbeziehung

Mit sauberen, segmentierten Daten ist die FFN nun in der Lage, automatisierte und personalisierte Kommunikationsstrecken aufzubauen:

• Geburtstags-Mail mit einem digitalen Geschenk: z. B. die neueste Ausgabe des Magazins zur Stärkung der Bindung
• Dankeschön nach dem ersten Event um positive Erlebnisse zu festigen und Wiederteilnahmen zu fördern
• Zielgruppenspezifische Inhalte je nach Disziplin oder Aktivitätsgrad

Diese Automatisierungen sorgen für regelmäßige, relevante Kontakte und entlasten gleichzeitig die Teams – so bleibt mehr Zeit für Content und strategische Maßnahmen.

Neue Mitglieder gewinnen – mit gezielten Akquisekampagnen

Um die Community zu erweitern, setzt die FFN auf Social-Media-Kampagnen mit interaktiven Formaten wie Gewinnspielen. Ziele :

• Aufmerksamkeit für die FFN-Disziplinen schaffen
• Neue Zielgruppen erreichen, besonders junge Menschen und Familien

Die Maßnahmen werden zentral über Kampagnen- und Reportingtools gesteuert – für maximale Effizienz und kontinuierliche Optimierung.

Eine digitale Vorreiterrolle im französischen Verbandswesen

Mit dem Aufbau eines modernen digitalen Ökosystems verschafft sich die FFN einen 360°-Blick auf ihre Mitglieder, stärkt die Beziehung zu ihnen und erhöht die Reichweite ihrer Marketingaktivitäten.
Ein Projekt mit Modellcharakter – das bald auch auf regionale Ligen und Komitees ausgerollt wird und die FFN als digitalen Innovationsmotor im französischen Sport positioniert.