Terwijl instant messaging een vaste plek heeft gekregen in het dagelijks leven van Europeanen (72% van de 12-plussers gebruikte in 2022 een berichtendienst - bron CREDOC), is er de afgelopen jaren één dienst bijzonder dominant geworden: WhatsApp. In Frankrijk telt die inmiddels 31 miljoen gebruikers (AFP) en in sommige mediterrane landen ligt het gebruik soms boven 85% van de volwassen bevolking.
Door het openingspercentage van een sms te combineren met de multimediavoordelen van e-mail zou een WhatsApp-bericht wel eens enkele troeven kunnen hebben om de deelnemers van een evenement te betrekken.
Vraag je je af waarom en hoe je dit communicatiekanaal in je communicatiestrategie integreert?
In het volgende artikel belichten we het onderwerp aan de hand van het gebruik door Mad Jacques, een avontuurlijke race tussen festival en sportevenement.
WhatsApp biedt een uitstekende kans om snel en doeltreffend met de deelnemers van een evenement te communiceren.
Let er wel op dat je het niet gebruikt zoals je dat met familie en vrienden zou doen.
In plaats van een groep te openen voor honderden deelnemers zonder moderatie of privacy, kun je de WhatsApp-functies voor organisaties gebruiken. Daarmee maak je een groep waarin alleen de organisatoren berichten kunnen delen. Het is ook belangrijk om de zichtbaarheid van gegevens te beperken, zodat deelnemers geen toegang hebben tot de contactgegevens van andere leden.
Net als Mad Jacques kun je deelnemers vlak voor het evenement uitnodigen om zich vrijwillig bij die groep aan te sluiten, via een ander communicatiekanaal (hieronder 👇 , een e-mail met praktische info, verstuurd twee dagen voor het evenement).
Zodra het evenement is begonnen, of het nu een race of een festival is, wordt het een van je uitdagingen om je deelnemers alle nodige informatie te geven zodat ze ten volle van hun ervaring kunnen genieten.
Een e-mail met praktische informatie vooraf en goede bewegwijzering volstaan niet altijd om 100% van de deelnemers op de hoogte te brengen van alles wat er op je evenement gebeurt. WhatsApp biedt de kans om wat informatie over het programma te doseren en zo deelnemers tijdens het evenement beter te betrekken.
In het voorbeeld hieronder 👇 herhalen de organisatoren van Mad Jacques het programma van de laatste ochtend van het evenement in een duidelijk en beknopt bericht. Deelnemers hoeven geen enkele moeite te doen om het programma te kennen.
Een artiest die afzegt of uitzonderlijk weer... onvoorziene gebeurtenissen op het laatste moment zijn de schrik van zowel evenementenorganisatoren als festivalgangers.
Er bestaat geen wondermiddel om ze te vermijden, maar de beste manier om ze aan te pakken wanneer ze zich voordoen, is volledig transparant en zonder uitstel met de festivalgangers communiceren. WhatsApp is als kanaal voor dringende zaken een uitstekende manier om informatie op het laatste moment door te geven.
In het voorbeeld hieronder informeren de organisatoren van Mad Jacques hun deelnemers over een wijziging in het tijdschema van het programma, zodat niemand die mist.
Naast de WhatsApp-groep voor deelnemers kan het nuttig zijn om privégroepen aan te maken voor de organisatoren van het evenement. In die groepen kunnen medewerkers onderling communiceren, gevoelige informatie delen en de verschillende taken rond het evenement coördineren.
Bij de voorbereiding van Mad Jacques maakten de organisatoren bijvoorbeeld meerdere thematische WhatsApp-groepen aan, onder meer voor de vrijwilligers of voor het team dat beelden maakte op het evenement.
Zodra het evenement is afgelopen, kan het WhatsApp-kanaal dienen om een laatste bericht naar de deelnemers te sturen. Bijvoorbeeld om ze aan te sporen een enquête in te vullen, de aftermovie te delen of ze alvast uit te nodigen voor een volgende editie.
In dit geval surft Mad Jacques mee op de euforie na het evenement om deelnemers voor te stellen meteen een datum te prikken voor een volgend evenement, met een open ticket (het Golden Billet) dat geldig is voor elke race van het lopende en het komende jaar.
De dubbele prikkel van prijs en tijd (het aanbod geldt slechts 2 weken) versterkt de werking en maakt er een krachtige hefboom van om deelnemers van jaar tot jaar te behouden.
WhatsApp kan dus een krachtig instrument zijn om met de deelnemers van een evenement te communiceren. Vind je het opdringeriger dan andere kanalen, bedenk dan dat deelnemers zich er vrijwillig bij aansluiten en dat ze eraan gehecht zijn.
Bovendien laat het voorbeeld van Mad Jacques zien dat het met verstand kan worden gebruikt: de organisatoren namen hier in 5 dagen een tiental keer het woord om telkens nuttige informatie te delen.
WhatsApp vervangt je andere communicatiekanalen uiteraard niet, maar vult ze aan in bepaalde specifieke gevallen.
Naast WhatsApp is het bijvoorbeeld sterk aan te raden een e-mailstrategie uit te werken, sociale media in te zetten en eventueel een eigen mobiele app te gebruiken. Zo bereik je meer deelnemers, gericht op de kanalen die hun het beste liggen en die het best passen bij het soort boodschap.
Ook hier is Mad Jacques een inspirerend voorbeeld: hun beheersing van een multichannelstrategie is opvallend, onder meer in e-mailmarketing en op Instagram.
Speciale vermelding voor hun beheersing van mond-tot-mondreclame en van de UGC-techniek, User-Generated Content, waarbij je je eigen deelnemers aanspoort om zelf content op sociale media te maken.
Bij elke Mad Jacques worden deelnemers uitgenodigd om te proberen de prijs 'Mad Buzz' te winnen, die de beste post of reel op Instagram beloont met twee plaatsen voor een volgende editie. Een veel goedkopere actie dan een reeks gesponsorde campagnes op sociale media, maar die op zich een meer dan aanstekelijke digitale mond-tot-mondreclame kan opleveren!
Vond je dit interessant? We hebben de beste praktijken van festivals (La Fête de l'Huma, Paléo Festival, Jazz à Saint-Germain...) voor je geselecteerd in ons whitepaper 'Het potentieel van je festival ontketenen: 10 concrete acties om digitale marketing te benutten"