solution de gestion de benevoles

Recrewteer : Votre solution de gestion de bénévoles

Votre solution
de gestion de bénévoles

L’accompagnement quotidien que nous prodiguons à nos 130 clients, pour la plupart issus du secteur culturel, et de l’entertainment, nous permet d’affiner la compréhension que nous avons de vos problématiques. Parmi celles-ci, la gestion de votre équipe de bénévoles peut constituer au quotidien un véritable casse-tête! Selon la typologie de votre événement, ce sont des centaines, voire des milliers de personnes qui vous assistent et rendent possible sa bonne tenue. Aussi dépensez-vous un temps précieux et une énergie colossale pour gérer au mieux leurs activités. C’est pourquoi nous avons choisi de nouer un partenariat avec Recrewteer : solution facile et complète de gestion de bénévoles pour vos événements.

2020 3 +30 80%

Année de lancement

Associés sur le projet

+30 Événements utilisent Recrewteer depuis sept. 2020

La part administrative pouvant être automatisée

Ce rapprochement opéré entre nos deux structures vise à faciliter le pilotage de vos projets pour couronner vos événements de succès.

Présentation de la solution Recrewteer

Recrewteer est une solution de gestion et de coordination de bénévoles disponible en mode SaaS destinée aux organisateurs d’événements. Elle permet de centraliser l’ensemble des informations relatives à un programme et d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la coordination des équipes bénévoles sur un événement. Recrewteer est distribué en marque blanche. Leur solution s’intègre sur le site internet de l’événement. 

Les données des bénévoles appartiennent à l’organisateur, et ne sont pas mutualisées ou partagées avec d’autres organisateurs. Elles font partie de la richesse d’un événement.

"La gestion des bénévoles est traitée avec des outils non adaptés aux besoins des organisateurs (Fichier Excel, Google Form...) ou avec des développements sur mesure coûteux. C'est pour cette raison que nous avons lancé Recrewteer, en étroite collaboration avec une dizaine d'organisateurs d'événements afin d'être au plus proche de leurs besoins..."

Fonctionnement de Recrewteer

Recrewteer en 6 fonctionnalités clés :

  1. Création et paramétrage des postes (missions) des bénévoles : géolocalisation / création de créneaux horaires / création de la fiche de poste…
  2. Affectation des bénévoles à des postes : affectation rapide et sans erreur en fonction des disponibilités du bénévole, de ses souhaits de missions et des réponses à ses questions
  3. Recrutement des futurs bénévoles : création du formulaire d’inscription / intégration du formulaire au sein même du site internet de l’événement 
  4. Communication avec les bénévoles : leur module permet d’envoyer des SMS et des e-mails aux bénévoles. Leur solution permet de les segmenter et de faire des listes d’envoie en fonction des postes, de programmer les envoies, et de remonter les réponses aux SMS en temps réel dans la solution. Parfait pour transmettre des messages urgent ou fidéliser les bénévoles
  5. Reporting avancé : création d’indicateurs clefs pour suivre la performance du programme bénévole : s’occuper de la logistique liée aux repas, à l’hébergement, ou à l’utilisation de matériel…
  6. Module de CRM (VRM Volunteer Management Platform) :  pour fidéliser les bénévoles et entretenir une relation durable tout au long de l’année.

La solution peut être testée gratuitement pendant 14 jours pour l’évaluer et être sûr qu’elle répond aux besoins des organisateurs. Recrewteer les accompagne dans leur projet de mise en place du logiciel de gestion de bénévoles et leur support est disponible à tout moment via un live chat intégré à leur solution.

Quelques témoignages clients :

Une solution COVID-Friendly

La solution aide également les organisateurs à se préparer pour les prochains événements en prenant en considération le contexte sanitaire actuel. Par exemple on voit de plus en plus de nouveaux postes « Covid » sur les événements de cet été. Citons entre autres le Stand Test PCR, le poste distribution de gel, le poste préparation des plateaux individuels ravitaillements, ou encore le poste de surveillance des mesures sanitaires… Les organisateurs demandent également aux bénévoles de venir avec leur passeport santé (vaccin) et de passer un test pcr 3 jours avant la prise de fonctions… Ces nouvelles mesures sont essentielles pour rassurer les institutions, comme les préfectures, et obtenir d’elles la validation de la tenue de l’événement. L’ensemble de la gestion de ces démarches supplémentaires peut être centralisée dans Recrewteer pour une meilleure traçabilité.

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Ludovic Bordes

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