Die Festivalsaison rückt näher, und mit ihr die bekannten Aufgaben: die letzten Tickets verkaufen, den Empfang der Gäste reibungslos gestalten, Unvorhergesehenes vor Ort bewältigen, und dabei schon die nächste Ausgabe vorbereiten.
Für die Teams entscheidet sich der Erfolg eines Festivals längst nicht mehr allein am Programm. Er hängt ebenso von der Fähigkeit ab, Gästedaten zu nutzen, um die Kommunikation zu personalisieren, Bedürfnisse vorauszusehen und die Veranstaltung in Echtzeit zu steuern.
Hier unsere Checkliste der wichtigsten Maßnahmen vor, während und nach Ihrem Festival , um Ihren Gästen das bestmögliche Erlebnis zu bieten und zugleich den Teams Ruhe zu verschaffen.
Zwischen der Vielzahl an Kommunikationskanälen, regulatorischen Vorgaben und veränderten Erwartungen des Publikums müssen Festivals ihre Publikumsdaten zusammenführen , um ein persönlicheres Erlebnis zu bieten.
Ein CRM, das für Festivals gedacht ist , erlaubt insbesondere:
Für Marketing, Ticketing und Kundenbeziehung wird das CRM damit zu einem echten Steuerungswerkzeug vor, während und nach dem Festival.
In den Wochen vor dem Festival müssen die Marketingteams ihre Maßnahmen rasch anpassen können.
Die Verfolgung der Verkäufe in Echtzeit erlaubt insbesondere:
Automatische Warnungen bei bestimmten Verkaufs- oder Auslastungsschwellen erlauben zudem, vorauszuschauen statt in der Eile zu reagieren.
Kurz vor dem Festival zählt jede Kampagne. Es geht nicht mehr darum, massenhaft zu kommunizieren, sondern darum, die richtigen Zielgruppen mit der richtigen Botschaft anzusprechen.
Über die CRM-Segmentierunglassen sich erkennen:
Diese Logik der Aktivierung verbessert die Konversionsraten und begrenzt zugleich den kommerziellen Druck auf die gesamte Datenbank.
Ein Festival erzeugt eine Vielzahl unterschiedlicher Profile: VIP-Gäste, Passinhaber, Parkplatzkäufer, Campende, Tagesgäste.
Die CRM-Segmentierung im Vorfeld vorzubereiten spart den Teams während der Veranstaltung wertvolle Zeit.
Einige besonders nützliche Segmente:
Dynamische Listen, die einsatzbereit angelegt sind, erleichtern anschließend das schnelle Auslösen von Marketingkampagnen und betrieblicher Kommunikation.
Wenige Tage vor der Veranstaltung erwarten die Gäste klare, beruhigende Informationen: Zeiten, Anfahrt, Parken, Camping, verfügbare Leistungen, Wetter, Sicherheitsregeln. Diese Nachrichten vorab vorzubereiten erspart den betrieblichen Druck in letzter Minute.
Ideal ist es, die Nachrichten zu personalisieren je nach gekauftem Ticket, um zugleich passende Zusatzverkäufe anzubieten: Parken, Camping, VIP-Upgrades, Cashless, Merchandising.
Die Szenarien der Marketing Automation spielen hier eine Schlüsselrolle:
Diese Personalisierung trägt unmittelbar dazu bei, das Festivalerlebnis zu verbessern , noch bevor die Tore öffnen.
Mit dem Festival enden die Verkäufe keineswegs, im Gegenteil. Die Gäste vor Ort sind oft die beste Zielgruppe, um die folgenden Tage oder Premium-Erlebnisse zu verkaufen.
Einige besonders wirksame Kampagnen:
Mit vorbereiteten CRM-Segmenten lassen sich diese Aktivierungen rasch starten, ohne die Teams übermäßig zu binden.
Wetter, Programmänderung, Absage, logistischer Zwischenfall: Unvorhergesehenes gehört zur Wirklichkeit von Veranstaltungen. Das Problem ist nicht die Krise selbst, sondern das Improvisieren.
Um schnell zu kommunizieren, wenn jede Minute zählt, bereiten Sie vor:
Das Schloss Benrath, das jedes Jahr das Lichterfest mit fast 10 000 Gästen ausrichtet, hat mit Arenametrix einen automatisierten Kommunikationsweg eingerichtet, um Wetterrisiken vorauszusehen und Notlagen zu bewältigen.
Bei der Ausgabe 2024, die wegen einer Wetterwarnung abgebrochen wurde, erhielten die Gäste sofort klare Informationen zur Absage und zur Rückerstattung. Das Ergebnis: eine durchschnittliche Öffnungsrate von 94,78 % über den gesamten Besucherweg.
Das Festival ist ein seltener Moment, in dem das Publikum körperlich anwesend, aufmerksam und verfügbar ist. Eine kostbare Gelegenheit, um die Kenntnis der Gäste anzureichern.
Einige wirksame Hebel:
Diese Daten erlauben es später, künftige Kampagnen stärker zu personalisieren und das Erlebnis der nächsten Ausgaben zu verbessern.
Die Tage nach dem Festival sind strategisch: Das Erlebnis ist den Gästen noch frisch im Gedächtnis.
Eine Dankes-E-Mail mit einem Zufriedenheitsfragebogen erlaubt es,
Der Zeitpunkt ist entscheidend: Je näher am Ereignis versandt wird, desto zahlreicher und aussagekräftiger sind die Rückmeldungen.
Nicht alle Gäste sollten dieselbe Nachbetreuung erhalten.
Mit dem CRM und der Marketing Automationwird es möglich,
Diese Beziehungslogik macht aus dem Zufriedenheitsfragebogen ein echtes CRM-Werkzeug statt einer bloßen Nachbefragung.
Die erfolgreichsten Festivals sind heute jene, die ein Veranstaltungs-CRM nutzen, um ihre Daten zusammenzuführen, ihre Kampagnen zu personalisieren und das Festivalerlebnis an jedem Punkt des Weges zu verbessern.
Gut genutzt wird das CRM zu einem echten Wachstumshebel, um:
Denn ein Festival dauert einige Tage, die Beziehung zu den Gästen aber baut sich das ganze Jahr über auf. Sprechen wir darüber?