Messenger-Dienste gehören längst zum Alltag in Europa, 72 % der über Zwölfjährigen haben 2022 einen genutzt, so das CREDOC, und einer hat sich in den vergangenen Jahren besonders durchgesetzt: WhatsApp. In Frankreich zählt der Dienst inzwischen 31 Millionen Nutzerinnen und Nutzer (AFP), und in einigen Mittelmeerländern liegt die Verbreitung mitunter über 85 % der Erwachsenen.
Indem sie die Öffnungsrate einer SMS mit den multimedialen Möglichkeiten der E-Mail verbindet, hat die WhatsApp-Nachricht durchaus Vorzüge, wenn es darum geht, Teilnehmende einer Veranstaltung zu binden.
Sie fragen sich, warum und wie Sie diesen Kanal in Ihre Kommunikationsstrategie einbinden ?
Der folgende Beitrag bringt Licht ins Dunkel, gestützt auf die Praxis von la Mad Jacques, einem Abenteuerrennen zwischen Festival und Sportveranstaltung.
Einen professionellen WhatsApp-Kanal einrichten
WhatsApp ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, schnell und wirksam mit den Teilnehmenden einer Veranstaltung zu kommunizieren.
Achten Sie allerdings darauf, den Dienst nicht so zu nutzen wie mit Familie und Freunden.
Statt eine Gruppe mit Hunderten Teilnehmenden ohne Moderation und ohne Datenschutz zu öffnen, können Sie die WhatsApp-Funktionen für Organisationen nutzen. Damit richten Sie eine Gruppe ein, in der nur die Veranstaltenden schreiben. Ebenso wichtig ist es, die Sichtbarkeit der Daten zu begrenzen, damit Teilnehmende nicht die Kontaktdaten der anderen sehen.
Wie la Mad Jacques können Sie kurz vor der Veranstaltung dazu einladen, dieser Gruppe beizutreten, und dafür einen anderen Kanal nutzen (unten 👇 eine E-Mail mit praktischen Hinweisen, zwei Tage vor der Veranstaltung verschickt).
Ihr Publikum rund um das Programm binden
Sobald die Veranstaltung läuft, ob Rennen oder Festival, besteht eine Ihrer Aufgaben darin, den Teilnehmenden alles zu geben, was sie brauchen, um ihr Erlebnis voll auszukosten.
Eine E-Mail mit praktischen Hinweisen vorab und eine gute Beschilderung vor Ort reichen nicht immer, um wirklich alle zu erreichen. WhatsApp bietet die Möglichkeit, Informationen zum Programm nach und nach zu streuen und die Teilnehmenden während der Veranstaltung besser einzubinden.
Im Beispiel unten 👇 erinnern die Veranstaltenden der Mad Jacques in einer klaren, knappen Nachricht an das Programm des letzten Vormittags. Die Teilnehmenden müssen sich um nichts bemühen.
Über eine kurzfristige Änderung informieren
Die Absage einer Künstlerin, außergewöhnliches Wetter: kurzfristige Überraschungen sind der Schrecken von Veranstaltenden wie Gästen.
Ein Patentrezept, sie zu vermeiden, gibt es nicht, doch am besten begegnet man ihnen mit transparenter und unverzüglicher Kommunikation. WhatsApp als Kanal der Dringlichkeit eignet sich hervorragend, um eine Information in letzter Minute weiterzugeben.
Im Beispiel unten informieren die Veranstaltenden der Mad Jacques über eine Programmänderung, damit niemand sie verpasst.
Private Gruppen nur für das Organisationsteam nutzen
Neben der Gruppe für die Teilnehmenden kann es sinnvoll sein, private Gruppen für das Organisationsteam einzurichten. Dort tauscht sich das Team aus, teilt sensible Informationen und stimmt die Aufgaben rund um die Veranstaltung ab.
Bei der Vorbereitung der Mad Jacques etwa richteten die Veranstaltenden mehrere thematische WhatsApp-Gruppen ein, unter anderem für die Freiwilligen und für das Team, das die Veranstaltung fotografisch und filmisch begleitet.
Die Veranstaltung zwei Tage danach verlängern
Ist die Veranstaltung vorbei, kann der WhatsApp-Kanal eine letzte Nachricht tragen: eine Einladung zur Umfrage, das Aftermovie, oder ein Termin für die nächste Ausgabe.
Hier nutzt la Mad Jacques die Hochstimmung nach der Veranstaltung, um mit einem offenen Ticket, dem Golden Billet, einen Termin für die Zukunft zu setzen. Es gilt für jedes Rennen des laufenden und des kommenden Jahres.
Ein Preisanreiz kombiniert mit einer Frist, das Angebot gilt nur zwei Wochen, macht die Mechanik wirksamer und zu einem starken Hebel, um Teilnehmende von Jahr zu Jahr zu halten.
WhatsApp zu einem Kanal einer Strategie über mehrere Kanäle machen
WhatsApp kann also ein starkes Mittel sein, um mit den Teilnehmenden einer Veranstaltung zu sprechen. Wenn Ihnen der Kanal aufdringlicher erscheint als andere, bedenken Sie: Die Teilnehmenden treten freiwillig bei und mögen ihn.
Das Beispiel der Mad Jacques zeigt auch, dass er mit Augenmaß genutzt werden kann: Die Veranstaltenden meldeten sich in fünf Tagen rund zehnmal, immer mit etwas Nützlichem.
WhatsApp ersetzt Ihre anderen Kanäle selbstverständlich nicht, sondern ergänzt sie in bestimmten Fällen.
Neben WhatsApp ist es weiterhin dringend zu empfehlen, eine E-Mail-Strategie zu entwickeln, in den sozialen Netzwerken präsent zu sein und gegebenenfalls eine eigene mobile App anzubieten. So erreichen Sie mehr Teilnehmende, auf den Kanälen, die ihnen am besten liegen und die zur Art Ihrer Botschaft passen.
Auch hier ist la Mad Jacques ein Vorbild: Die Beherrschung einer Strategie über mehrere Kanäle ist besonders inspirierend, vor allem per E-Mail und auf Instagram.
Besondere Erwähnung verdient der Umgang mit Mundpropaganda und UGC, User-Generated Content, also der Kunst, die eigenen Teilnehmenden dazu zu bringen, selbst Inhalte in den Netzwerken zu erstellen.
Bei jeder Mad Jacques sind die Teilnehmenden eingeladen, um den Preis « Mad Buzz » mitzuspielen, der den besten Instagram-Post oder Reel mit zwei Plätzen bei einer künftigen Ausgabe belohnt. Weit günstiger als eine Reihe gesponserter Kampagnen und für sich genommen ein starker Antrieb für digitale Mundpropaganda.
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