Het festivalseizoen nadert, en daarmee de bijbehorende uitdagingen: de laatste tickets verkopen, de ontvangst van festivalgangers vlot laten verlopen, onverwachte situaties op het terrein beheren... terwijl de volgende editie al wordt voorbereid.
Voor de teams speelt het succes van een festival zich niet langer alleen af op het programma. Het hangt ook af van het vermogen om festivaldata te benutten om de communicatie te personaliseren, op behoeften te anticiperen en het evenement in realtime te sturen.
Hier is onze checklist met essentiële acties voor, tijdens en na je festival om festivalgangers de best mogelijke beleving te bieden en tegelijk de rust van de teams te bewaren.
Door de toename van communicatiekanalen, de regelgevende beperkingen en de veranderende verwachtingen van het publiek moeten festivals voortaan hun bezoekersdata centraliseren om een meer gepersonaliseerde beleving te bieden.
Een CRM dat voor festivals is ontworpen maakt onder meer mogelijk:
Voor marketing-, ticketing- en klantrelatieteams wordt het CRM zo een echt operationeel stuurinstrument voor, tijdens en na het festival.
In de weken voor het festival moeten marketingteams hun acties snel kunnen bijsturen.
De realtime verkoopopvolging maakt onder meer mogelijk:
Automatische waarschuwingen op basis van verkoop- of bezettingsdrempels helpen bovendien om acties te anticiperen in plaats van in allerijl te reageren.
Naarmate het festival nadert, telt elke campagne. Het doel is niet langer massaal communiceren, maar de juiste doelgroepen met de juiste boodschap bereiken.
Dankzij CRM-segmentatie wordt het mogelijk om te identificeren:
Deze logica van marketingactivatie verhoogt de conversiepercentages en beperkt tegelijk de commerciële druk op het volledige databestand.
Een festival genereert een veelheid aan verschillende profielen: VIP-festivalgangers, pashouders, parkeerkopers, campinggasten, dagbezoekers...
Je CRM-segmentatie vooraf voorbereiden bespaart de teams kostbare tijd tijdens het evenement.
Enkele bijzonder nuttige segmenten:
Kant-en-klare dynamische lijsten maken het daarna makkelijker om snel marketingcampagnes en operationele communicatie te activeren.
Enkele dagen voor het evenement verwachten festivalgangers duidelijke en geruststellende informatie: tijden, toegang, parkeren, camping, beschikbare diensten, weersinformatie, veiligheidsregels... Door die communicatie vooraf voor te bereiden vermijd je operationele druk op het laatste moment.
Ideaal is om de berichten te personaliseren op basis van de gekochte tickets, zodat je ook relevante extra verkoop kunt aanbieden: parkeren, camping, VIP-upgrades, cashless, merchandising...
De scenario's voor marketingautomatisering spelen hier een sleutelrol:
Die personalisatie draagt rechtstreeks bij aan het verbeteren van de festivalbeleving nog voordat de deuren opengaan.
Het festival betekent niet het einde van de verkoop, integendeel. De festivalgangers die ter plaatse zijn, vormen vaak het beste publiek om de volgende dagen of premium ervaringen te verkopen.
Enkele bijzonder effectieve campagnes:
Met CRM-segmenten die vooraf zijn klaargezet, kunnen deze activaties snel worden gelanceerd zonder de teams overmatig te belasten.
Weer, programmawijziging, annulering, logistiek incident... Onvoorziene omstandigheden horen bij de evenementenrealiteit. Het probleem is niet de crisis zelf, maar de improvisatie.
Om snel te communiceren wanneer elke minuut telt, bereid je voor:
De Schloss Benrath, dat elk jaar het Lichterfest organiseert met bijna 10.000 bezoekers, heeft samen met Arenametrix een geautomatiseerd communicatietraject opgezet om weerrisico's te anticiperen en noodsituaties te beheren.
Tijdens de editie van 2024, die werd onderbroken door een weeralarm, kregen de festivalgangers onmiddellijk duidelijke informatie over de annulering en de terugbetalingsvoorwaarden. Resultaat: een gemiddeld openingspercentage van de communicatie van 94,78 % over het volledige bezoekerstraject.
Het festival is een zeldzaam moment waarop je publiek fysiek aanwezig, betrokken en beschikbaar is. Dat is een waardevolle kans om je kennis over festivalgangers te verrijken.
Enkele effectieve hefbomen:
Met die gegevens kun je toekomstige marketingcampagnes verder personaliseren en de beleving tijdens volgende edities verbeteren.
De dagen na het festival zijn strategisch: de ervaring ligt nog vers in het geheugen van de festivalgangers.
Een bedankmail vergezeld van een tevredenheidsvragenlijst maakt het mogelijk om:
Timing is essentieel: hoe dichter bij het evenement je verstuurt, hoe talrijker en kwalitatiever de reacties.
Niet alle festivalgangers hoeven dezelfde opvolging te krijgen.
Dankzij het CRM en marketingautomatisering wordt het mogelijk om:
Deze relationele aanpak maakt van de tevredenheidsvragenlijst een echt CRM-instrument in plaats van een eenvoudige enquête na afloop.
Vandaag zijn de best presterende festivals die welke een evenementen-CRM gebruiken om hun data te centraliseren, hun marketingcampagnes te personaliseren en de festivalbeleving in elke fase van het traject te verbeteren.
Goed benut wordt het CRM een echte groeihefboom om:
Want een festival duurt een paar dagen... maar de relatie met de festivalgangers bouw je het hele jaar door op. Zullen we erover praten?