International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu
Ontdek hoe het International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu 2 uur per week won door...
Het International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu is een van de grootste festivals van Quebec en het belangrijkste ballonevenement van Canada. Het werd in 1984 opgericht om het toerisme en de lokale economie te stimuleren en is uitgegroeid tot een vaste afspraak met luchtshows, muziek en belevenissen voor het grote publiek.
Door de groei en de diversiteit van zijn activiteiten is het festival geleidelijk zijn tools en werkwijzen gaan vernieuwen. Na een eerste project rond de gegevens van het grote publiek breidde de organisatie deze aanpak uit naar haar B2B-activiteit en naar het beheer van haar partnerships en sponsoring.
Bij de ontwikkeling van zijn B2B-activiteiten stond het festival voor meerdere grote uitdagingen:
1️⃣ Een organisatie die afhing van handmatige en informele tools: door het gebruik van Excel en uitwisselingen via e-mail of berichten verliep de informatie niet vlot. Een belangrijk gegeven terugvinden hing vaak af van een collega of een specifiek bestand, wat de uitbouw van een commerciële aanpak die doeltreffend en uniform is, afremde.
2️⃣ Verspreide, niet-gecentraliseerde gegevens: de informatie zat verspreid over verschillende bestanden en tools, zonder uniforme database. Er was geen geconsolideerd beeld van de contacten, de opportuniteiten of de geschiedenis van de contacten.
3️⃣ Verlies van kennis van de ene editie naar de andere: bij elke nieuwe editie begon men vaak van nul. Wijzigingen in het team zorgden voor een geleidelijk kennisverlies, omdat informatie slechts gedeeltelijk of ongestructureerd werd overgedragen.
Het resultaat? Eenzelfde contact kon voor meerdere soorten opportuniteiten worden benaderd (sponsoring, samenwerkingen, evenementen). De teams liepen het risico op dubbel werk, onsamenhangende verzoeken of een gebrek aan afstemming tussen interne aanspreekpunten.
In die context stelde het festival zich meerdere doelen:
Om aan deze uitdagingen tegemoet te komen, zette het festival de B2B-module van Arenametrix in. Het doel: een eenvoudige, structurerende tool bieden die perfect aansluit bij de werkwijze van de teams.
Na een reeks voorbereidende workshops werden de verschillende soorten partnerships georganiseerd in aparte pipelines, die elk de belangrijkste stappen van de verkoopcyclus weerspiegelen. Tegelijk werden de gegevens verrijkt en gecentraliseerd: contact- en opportuniteitsfiches op maat, een historiek van de contacten met bijbehorende notities en een gestructureerde opvolging van de relaties. Resultaat: een duidelijk beeld van de opportuniteiten en gegevens die eindelijk dagelijks bruikbaar zijn.
Het CRM is de centrale tool geworden voor de operationele opvolging. De teams beschikken over:
- Een gestructureerde opvolging van taken en acties
- Een betere afstemming tussen collega's
- Een centrale opslag van partnerdocumenten (contracten, overeenkomsten, logo's...)
Dankzij deze organisatie blijft de volledige geschiedenis bewaard: eerdere interacties, documenten en aanspreekpunten staan op één plek. Zelfs bij wijzigingen in het team blijft de relatie met partners vlot, doorlopend en onder controle.
Dankzij de integratie met Ticketmaster komen de ticketverkopen die aan partnerships gekoppeld zijn rechtstreeks in Arenametrix terecht. Het partnershipteam kan deze gegevens nu zelfstandig raadplegen, wat de opvolging van tegenprestaties en het meten van de resultaten vergemakkelijkt.