Caso studio: Schloss Benrath
La strategia in breve : Organizzare un evento all'aperto per 10.000 persone comporta rischi enormi. Per gestire…
La sfida: comunicare con 10.000 persone sotto la pioggia
Costruito nel XVIII secolo a sud di Düsseldorf, il Castello di Benrath è un gioiello barocco che ospita musei e grandi eventi. Ogni estate, il "Lichterfest" (Festa delle Luci) riunisce circa 10.000 persone per un picnic con concerto sinfonico e giochi d'acqua. Un evento magico, ma totalmente dipendente dalle condizioni meteorologiche.
Un evento open-air è per definizione soggetto a rischi. Il pericolo di temporali, con possibili interruzioni o annullamenti last-minute, richiede un’organizzazione impeccabile. Se scoppia un temporale, non si può mandare un'email manuale a 10.000 indirizzi uno per uno. Il Castello di Benrath aveva bisogno di:
- Segmentare: Distinguere i possessori di biglietti VIP (seduti) da quelli Prato (picnic) per inviare istruzioni diverse.
- Velocità: Inviare avvisi massivi in pochi secondi.
- Chiarezza: Evitare che i partecipanti restino delusi o confusi in caso di annullamento, proteggendo la reputazione dell'evento.
Grazie alla centralizzazione dei dati provenienti da Vivenu, il team ha pre-configurato scenari di comunicazione pronti all'uso per ogni eventualità.
Il "Percorso di Emergenza" automatizzato
→ Prevenzione (Alert Meteo): Prima dell'evento, è stata pianificata una campagna informativa preventiva basata sulle previsioni meteo. L'email non si limitava a dire "pioverà", ma offriva valore:
- Consigli sull'abbigliamento e l'attrezzatura da picnic.
- Spiegazione chiara delle politiche di rimborso in caso di stop.
- Link diretti agli aggiornamenti live sui social media.
→ Gestione della Crisi (Annullamento): Durante l'edizione 2024, un'allerta meteo ha costretto all'interruzione del Lichterfest. In quel momento critico, è stata attivata la Customer Journey di Crisi: Tutti i partecipanti presenti (identificati tramite scansione biglietto o acquisto) hanno ricevuto un’email immediata con la spiegazione dell’annullamento e le istruzioni operative per il deflusso e il rimborso.