Mentre i servizi di messaggistica istantanea sono entrati nella vita quotidiana degli europei (il 72% degli over 12 ne ha usato uno nel 2022, fonte CREDOC), uno di essi si è imposto negli ultimi anni: WhatsApp. In Francia conta ormai 31 milioni di utenti (AFP) e in alcuni paesi mediterranei la diffusione supera l'85% della popolazione adulta.
Unendo il tasso di apertura di un SMS e i vantaggi multimediali dell'e-mail, il messaggio WhatsApp può offrire qualche vantaggio per coinvolgere i partecipanti di un evento.
Vi state chiedendo perché e come inserire questo canale nella vostra strategia di comunicazione ?
Nell'articolo che segue facciamo il punto sul tema, partendo dall'uso che ne fa la Mad Jacques, una corsa d'avventura a metà tra festival ed evento sportivo.
Creare un canale WhatsApp professionale
WhatsApp offre un'ottima occasione per comunicare con i partecipanti di un evento in modo rapido ed efficace.
Attenzione però a non usarlo come fareste con la famiglia e gli amici.
Invece di aprire un gruppo con centinaia di partecipanti senza moderazione né riservatezza, potete usare le funzioni di WhatsApp dedicate alle organizzazioni. Permettono di creare un gruppo in cui solo gli organizzatori possono inviare messaggi. È importante anche limitare la visibilità dei dati, perché i partecipanti non abbiano accesso ai recapiti degli altri membri.
Come la Mad Jacques, potete invitare i partecipanti a entrare in questo gruppo poco prima dell'evento, se lo desiderano, usando un altro canale per l'invito (qui sotto 👇 un'e-mail di informazioni pratiche inviata due giorni prima dell'evento).
Coinvolgere i partecipanti attorno al vostro programma
Una volta iniziato l'evento, che si tratti di una corsa o di un festival, una delle sfide è dare ai partecipanti tutte le informazioni necessarie perché possano godersi pienamente l'esperienza.
Un'e-mail di informazioni pratiche prima dell'evento e una buona segnaletica non bastano sempre a informare il 100% dei partecipanti su tutto ciò che accade. WhatsApp permette di distribuire alcune informazioni sul programma e di coinvolgere meglio i partecipanti durante l'evento.
Nell'esempio qui sotto 👇 gli organizzatori della Mad Jacques ricordano il programma dell'ultima mattina con un messaggio chiaro e conciso. I partecipanti non devono fare alcuno sforzo per conoscere il programma.
Informare i partecipanti di un cambiamento dell'ultimo minuto
L'annullamento di un artista o un meteo eccezionale: gli imprevisti dell'ultimo minuto sono l'incubo degli organizzatori come del pubblico.
Non esiste una ricetta miracolosa per evitarli, ma il modo migliore di gestirli quando accadono è comunicare con trasparenza e senza ritardi. WhatsApp, come canale dell'urgenza, è un ottimo mezzo per far passare un'informazione dell'ultimo minuto.
Nell'esempio qui sotto gli organizzatori della Mad Jacques informano i partecipanti di un cambio di orario nel programma, così che nessuno se lo perda.
Usare gruppi privati riservati agli organizzatori
Oltre al gruppo WhatsApp dedicato ai partecipanti, può essere utile creare gruppi privati riservati agli organizzatori. Questi gruppi permettono allo staff di comunicare, di condividere informazioni sensibili e di coordinare le diverse attività legate all'evento.
Per esempio, durante la preparazione della Mad Jacques, gli organizzatori hanno creato più gruppi WhatsApp tematici, tra cui quello dei volontari e quello del team dedicato alle riprese.
Prolungare l'evento due giorni dopo
A evento concluso, il canale WhatsApp può servire per un ultimo messaggio ai partecipanti: per invitarli a rispondere a un sondaggio, per condividere l'aftermovie o per dare appuntamento alla prossima edizione.
In questo caso la Mad Jacques sfrutta l'euforia successiva all'evento per proporre ai partecipanti di fissare subito un nuovo appuntamento con un biglietto aperto (il Golden Billet), valido per qualsiasi corsa dell'anno in corso e di quello successivo.
Il doppio incentivo, di prezzo e di tempo (l'offerta vale solo 2 settimane), rafforza l'efficacia della meccanica e ne fa una leva potente per fidelizzare i partecipanti da un anno all'altro.
Fare di WhatsApp uno dei canali di una strategia multicanale
WhatsApp può quindi rivelarsi uno strumento potente per comunicare con i partecipanti di un evento. Se vi sembra più invadente di altri, ricordate che è un canale a cui i partecipanti aderiscono volontariamente e che apprezzano.
L'esempio della Mad Jacques mostra inoltre che può essere usato con misura: qui gli organizzatori hanno preso la parola una decina di volte in 5 giorni, sempre per condividere informazioni utili.
WhatsApp non sostituisce gli altri canali di comunicazione, ma li completa in casi precisi.
Oltre a usare WhatsApp è naturalmente consigliabile sviluppare una strategia e-mail, presidiare i social network e valutare un'app dedicata. Così si raggiunge un numero maggiore di partecipanti, scegliendo i canali più adatti a loro e alla natura dei vostri messaggi.
Sempre restando alla Mad Jacques, la loro padronanza di una strategia multicanale è particolarmente ispirante, in particolare nell'e-mail e su Instagram.
Menzione speciale per la loro padronanza del passaparola e della tecnica UGC, User-Generated Content, che consiste nell'invitare i propri partecipanti a creare essi stessi contenuti sui social.
A ogni Mad Jacques i partecipanti sono invitati a concorrere al premio « Mad Buzz », che premia il miglior post o reel pubblicato su Instagram con due biglietti per un'edizione futura. Un'operazione molto meno costosa di una serie di campagne sponsorizzate sui social, ma capace da sola di generare un passaparola digitale molto efficace.
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