La stagione dei festival si avvicina e con essa le sue difficoltà: vendere gli ultimi biglietti, rendere fluida l'accoglienza del pubblico, gestire gli imprevisti sul posto, il tutto mentre si prepara già l'edizione successiva.
Per i team, la riuscita di un festival non si gioca più solo sul programma. Dipende anche dalla capacità di sfruttare i dati sul pubblico per personalizzare le comunicazioni, anticipare i bisogni e governare l'evento in tempo reale.
Ecco la nostra lista delle azioni essenziali da mettere in atto prima, durante e dopo il vostro festival per offrire la migliore esperienza possibile al pubblico, con la serenità dei team.
Tra la moltiplicazione dei canali di comunicazione, i vincoli normativi e l'evoluzione delle attese del pubblico, i festival devono ormai riunire i dati sui propri spettatori per offrire un'esperienza più personale.
Un CRM pensato per i festival permette in particolare:
Per i team di marketing, biglietteria e relazione con il pubblico, il CRM diventa così un vero strumento operativo prima, durante e dopo il festival.
Nelle settimane che precedono il festival i team di marketing devono poter correggere rapidamente le proprie azioni.
Il monitoraggio delle vendite in tempo reale permette in particolare:
Impostare avvisi automatici su soglie di vendita o di riempimento permette anche di anticipare le azioni invece di reagire nell'urgenza.
Con l'avvicinarsi del festival ogni campagna conta. L'obiettivo non è più inviare comunicazioni di massa, ma raggiungere il pubblico giusto con il messaggio giusto.
Grazie alla segmentazione nel CRMdiventa possibile individuare:
Questa logica di attivazione permette di migliorare i tassi di conversione limitando la pressione commerciale su tutta la base dati.
Un festival genera moltissimi profili diversi: pubblico VIP, possessori di abbonamento, acquirenti del parcheggio, campeggiatori, visitatori di una giornata.
Preparare la segmentazione nel CRM in anticipo permette ai team di guadagnare tempo prezioso durante l'evento.
Alcuni segmenti particolarmente utili:
Creare liste dinamiche pronte all'uso facilita poi l'attivazione rapida delle campagne di marketing e delle comunicazioni operative.
A pochi giorni dall'evento il pubblico si aspetta informazioni chiare e rassicuranti: orari, accessi, parcheggio, campeggio, servizi disponibili, meteo, regole di sicurezza. Preparare queste comunicazioni in anticipo evita la pressione operativa dell'ultimo minuto.
L'ideale è personalizzare i messaggi in base ai biglietti acquistati, per proporre anche vendite aggiuntive pertinenti: parcheggio, campeggio, passaggi a VIP, cashless, merchandising.
Gli scenari di marketing automation hanno qui un ruolo chiave:
Questa personalizzazione contribuisce direttamente a migliorare l'esperienza del pubblico ancora prima dell'apertura dei cancelli.
Il festival non segna la fine delle vendite, anzi. Chi è presente sul posto è spesso il pubblico migliore a cui vendere le giornate successive o esperienze di livello superiore.
Alcune campagne particolarmente efficaci:
Con segmenti CRM preparati in anticipo, queste attivazioni possono partire rapidamente senza impegnare troppo i team.
Meteo, cambio di programma, annullamento, incidente logistico: gli imprevisti fanno parte della realtà degli eventi. Il problema non è la crisi in sé, ma l'improvvisazione.
Per comunicare rapidamente quando ogni minuto conta, preparate:
Il castello di Benrath, che ogni anno organizza il Lichterfest con quasi 10 000 visitatori, ha costruito con Arenametrix un percorso di comunicazione automatizzato per prevenire i rischi meteo e gestire le situazioni di emergenza.
Durante l'edizione 2024, interrotta per un'allerta meteo, il pubblico ha ricevuto subito informazioni chiare sull'annullamento e sulle modalità di rimborso. Il risultato è un tasso medio di apertura delle comunicazioni del 94,78% su tutto il percorso del visitatore.
Il festival è un momento raro in cui il pubblico è fisicamente presente, coinvolto e disponibile. È un'occasione preziosa per arricchire la conoscenza del proprio pubblico.
Alcune leve efficaci:
Questi dati permetteranno poi di personalizzare di più le future campagne e di migliorare l'esperienza nelle prossime edizioni.
I giorni successivi al festival sono strategici: l'esperienza è ancora fresca nella memoria del pubblico.
Un' e-mail di ringraziamento accompagnata da un questionario di soddisfazione permette di:
Il momento dell'invio è essenziale: più è vicino all'evento, più i riscontri saranno numerosi e di qualità.
Non tutti devono ricevere lo stesso seguito.
Grazie al CRM e al marketing automationdiventa possibile:
Questa logica di relazione trasforma il questionario di soddisfazione in un vero strumento CRM invece che in una semplice indagine dopo l'evento.
Oggi i festival che ottengono i risultati migliori sono quelli che usano un CRM per eventi per riunire i propri dati, personalizzare le campagne di marketing e migliorare l'esperienza del pubblico in ogni tappa del percorso.
Usato bene, il CRM diventa una vera leva di crescita per:
Perché un festival dura qualche giorno, ma la relazione con il suo pubblico si costruisce tutto l'anno. Ne parliamo?