Entdecken Sie, wie die Stiftung Schloss und Park Benrath durch präzise Datenverwaltung und personalisierte Kommunikation ihr Lichterfest-Publikum optimal begleitet – von der Ticketbuchung bis zum Eventerlebnis.
Schloss Benrath
Gewährleistung der Kundenbeziehung im Fall von kurzfristigen Absagen
Schloss Benrath, erbaut 1755 bis 1771 im Auftrag des Kurfürsten Carl Theodor von der Pfalz, ist ein im Düsseldorfer Süden gelegenes Sommerschloss.
Neben dem Naturkunde- und Gartenkunstmuseum, bildet das Hauptgebäude den architektonischen Höhepunkt der barocken Anlage. Schloss Benrath zieht jährlich ein breites Publikum an und bietet vielfältige Veranstaltungen und Angebote, die unterschiedliche Führungen, ein umfangreiches Musikjahr, Kinder- und Familienprogramme, sowie den jährlichen Weihnachtsmarkt umfassen.
Der Kontext
Die Stiftung Schloss und Park Benrath veranstaltet jeden Sommer das sogenannte Lichterfest mit jährlich rund 10.000 Besuchern. Rund um den Spiegelweiher entsteht jedes Jahr ein gemütliches Picknickambiente, das durch ein Konzert der Düsseldorfer Symphoniker sowie tanzende Licht- und Wasserspiele begleitet wird.
Seit drei Jahren konzentriert sich das Team von Schloss Benrath auf die Entwicklung von Kundenbeziehungen und möchte sein Publikum besser kennenlernen: Zur Optimierung dieser Prozesse wurde zunächst das leistungsstarke Ticketingsystem Vivenu eingeführt.
Im darauffolgenden Jahr ermöglichte die Ausstattung mit einem CRM-Tool das Zentralisieren aller vorhandenen Daten. Auf diese Weise konnten personalisierte, effiziente Customer Journeys erstellt und Zielgruppen vom Kauf bis Ende des Besuchs begleitet werden.
Die Herausforderungen
Eine solche Großveranstaltung, die vollständig im Freien stattfindet, stellt eine echte Herausforderung dar.
Durch mögliche Wetterumbrüche besteht immer die Gefahr, dass es zu Beeinträchtigungen des Events kommt oder dieses sogar abgesagt werden muss. Um sicherzustellen, dass das Besuchererlebnis so optimal wie möglich bleibt, verfolgte die Stiftung folgende Ziele:
- Zugang zu einem schlüsselfertigen Tool haben, um seine Daten zu verwalten
- Eine genaue Segmentierung nach der gekauften Ticketkategorie erstellen
- Eine effektive, auf die Personas zugeschnittene Besucherreise einrichten
- Eine schnelle, effektive Krisenkommunikation festlegen, die von allen geöffnet und gelesen werden kann
- Sicherstellen, dass kein Zuschauer trotz Absagen frustriert nach Hause geht
Erledigte Arbeit
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Entwicklung einer von Beginn an individuellen Kommunikationsstrategie : Je nach Kundentyp und Ticketkategorie wurde eine angepasste Kommunikation vor dem Besuch eingeführt, um jedes Segment bestmöglich zu begleiten. Dank täglich integrierter Vivenu-Daten war eine präzise Nachverfolgung möglich.
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Einrichten von Wetterwarnungen : Zur Gewährleistung des Besucherkomforts informierte eine Kampagne im Voraus über Wetterbedingungen, Veranstaltungsablauf bei schlechtem Wetter, passende Ausrüstung und aktuelle Updates auf Social Media.
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Erstellung einer Notfall-Customer Journey : Das Lichterfest 2024 wurde wegen einer Unwetterwarnung abgebrochen. Eine Notfall-Customer-Journey informierte Gäste per automatisierter E-Mail über Absage, Hinweise zur Stornierung, Informationen zu den Rückerstattungsbedingungen und weitere Informationen.
5
Anzahl der Schritte auf der Customer Journey: Vorbesuch je nach Ticketkategorie, Wetteransage, Stornierung, Rückerstattung, Erinnerung.
94.78%
Durchschnittliche Öffnungsrate dieser gesamten Besucherreise.
