International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu
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El International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu es uno de los mayores festivales de Quebec y el primer evento de globos aerostáticos de Canadá. Creado en 1984 para dinamizar el turismo y la economía local, se ha convertido en una cita ineludible que combina espectáculos aéreos, música y experiencias para el gran público.
Ante el crecimiento y la diversidad de sus actividades, el festival emprendió una transformación progresiva de sus herramientas y de sus prácticas. Tras un primer proyecto centrado en los datos del gran público, la organización extendió este enfoque a su actividad B2B y a la gestión de sus acuerdos de colaboración y patrocinios.
¿Cómo estructurar y profesionalizar la gestión de los datos B2B?
En el marco del desarrollo de su actividad B2B, el festival se enfrentaba a varios retos importantes:
1️⃣ Una organización dependiente de herramientas manuales e informales : El uso de Excel y de los intercambios por email o mensajería limitaba la fluidez de la información. Encontrar un dato clave dependía a menudo de un compañero o de un archivo concreto, lo que frenaba la estructuración de un enfoque comercial eficaz y homogéneo.
2️⃣ Datos dispersos y sin centralizar : La información estaba repartida entre distintos archivos y herramientas, sin una base de datos unificada. No existía una visión consolidada de los contactos, de las oportunidades ni del historial de intercambios.
3️⃣ Una pérdida de capitalización de una edición a otra : Cada nueva edición implicaba a menudo empezar de cero. Los cambios de equipo provocaban una pérdida progresiva de conocimiento, con una transmisión de información parcial o no estructurada.
¿El resultado? Un mismo contacto podía ser abordado para varios tipos de oportunidades (patrocinios, colaboraciones, eventos). Los equipos se exponían a duplicidades, a solicitudes incoherentes o a una falta de coordinación entre interlocutores internos.
En este contexto, el festival se fijó varios objetivos:
- Centralizar el conjunto de los datos B2B en una única herramienta;
- Estructurar y capitalizar el historial de las interacciones;
- Mejorar la coordinación entre los equipos;
- Reducir el tiempo dedicado a buscar la información;
- Profesionalizar la gestión de los acuerdos y de la prospección.
¿Por qué optar por una solución CRM adaptada a los retos operativos?
Para responder a estos retos, el festival desplegó el módulo B2B de Arenametrix. El objetivo: proponer una herramienta sencilla, estructurante y perfectamente alineada con los usos de los equipos.
Estructuración de las actividades y del dato comercial
A partir de una serie de talleres de encuadre, los distintos tipos de acuerdos se organizaron en pipelines dedicados, cada uno de los cuales refleja las etapas clave del ciclo comercial. Al mismo tiempo, los datos se enriquecieron y se centralizaron: fichas de contacto y de oportunidad personalizadas, historial de los intercambios y notas asociadas, estructuración del seguimiento de las relaciones. Resultado: una visión clara de las oportunidades y unos datos por fin explotables en el día a día.
Pilotaje operativo y continuidad de las relaciones
El CRM se ha convertido en la herramienta central del seguimiento operativo. Los equipos disponen:
- De un seguimiento estructurado de las tareas y acciones a realizar
- De una coordinación reforzada entre los colaboradores
- De una centralización de los documentos de los socios (contratos, acuerdos, logotipos...)
Esta organización permite capitalizar el conjunto del historial: interacciones pasadas, documentos e interlocutores son accesibles en un solo lugar. Incluso en caso de cambio de equipo, la relación con el socio sigue siendo fluida, continua y controlada.
Explotación de los datos de venta de entradas B2B
La integración con Ticketmaster permite volcar directamente en Arenametrix las ventas de entradas vinculadas a los acuerdos. El equipo de partenariados accede ahora de forma autónoma a estos datos, lo que facilita el seguimiento de las contrapartidas y la medición del rendimiento.