Mientras los servicios de mensajería instantánea se han extendido en el día a día de los europeos (el 72% de los mayores de 12 años utilizó una mensajería instantánea en 2022, fuente CREDOC), una de ellas se ha impuesto especialmente en los últimos años: WhatsApp. En Francia cuenta ya con 31 millones de usuarios (AFP) y en algunos países mediterráneos la tasa de equipamiento supera a veces el 85% de la población adulta.
Al combinar la tasa de apertura de un SMS con las ventajas multimedia del email, el mensaje de WhatsApp podría tener algunas ventajas para activar a los participantes de un evento.
¿Te preguntas por qué y cómo integrar este canal de comunicación en tu estrategia de comunicación ?
En el artículo que sigue te damos algunas claves sobre el tema apoyándonos en el uso que hace de él la Mad Jacques, una carrera de aventuras a medio camino entre festival y evento deportivo.
Crear un canal de WhatsApp profesional
WhatsApp ofrece una excelente oportunidad de comunicarse con los participantes de un evento de forma rápida y eficaz.
Cuidado, sin embargo, con utilizarlo como lo harías con tu familia y tus amigos.
En lugar de abrir un grupo a centenares de participantes sin moderación ni confidencialidad, puedes utilizar las funcionalidades de WhatsApp dedicadas a las organizaciones. Te permiten crear un grupo en el que solo los organizadores pueden compartir mensajes. También es importante limitar en él la visibilidad de los datos para que los participantes no tengan acceso a la información de contacto de los demás miembros.
Como la Mad Jacques, puedes, justo antes del evento, animar a los participantes a unirse a este grupo si lo desean, utilizando otro canal de comunicación para invitarles (abajo 👇 , un email de información práctica enviado 2 días antes del evento).
Activar a tus participantes en torno a tu programación
Una vez que el evento ha comenzado, ya se trate de una carrera o de un festival, uno de tus retos será aportar toda la información necesaria a tus participantes para que puedan disfrutar plenamente de su experiencia.
Un email de información práctica antes del evento y una señalización bien hecha no siempre bastan para informar al 100% de los participantes de todo lo que ocurre en tu evento. WhatsApp ofrece la oportunidad de dosificar algunas informaciones sobre la programación para activar mejor a los participantes durante el evento.
En el ejemplo de abajo 👇, los organizadores de la Mad Jacques recuerdan el programa de la última mañana del evento en un mensaje claro y conciso. Los participantes no tienen que hacer ningún esfuerzo para conocer la programación.
Informar a los participantes de un cambio de última hora
Cancelación de un artista o meteorología excepcional... los imprevistos de última hora son la pesadilla tanto de los organizadores de eventos como de los festivaleros.
Aunque no existe una receta milagrosa para evitarlos, la mejor manera de gestionarlos cuando se producen consiste en comunicar con total transparencia y sin demora con los festivaleros. WhatsApp, como canal de urgencia, es un excelente medio para transmitir una información de última hora.
En el ejemplo de abajo, los organizadores de la Mad Jacques informan a sus participantes de un cambio de horario en la programación, permitiéndoles no perdérselo.
Utilizar grupos privados reservados a los organizadores
Como complemento del grupo de WhatsApp dedicado a los participantes, puede ser útil crear grupos privados reservados a los organizadores del evento. Estos grupos permitirán a los miembros del equipo comunicarse entre sí, compartir informaciones sensibles y coordinar las distintas tareas ligadas al evento.
Por ejemplo, durante la preparación de la Mad Jacques, los organizadores crearon varios grupos de WhatsApp temáticos que incluían, por ejemplo, a los voluntarios o al equipo dedicado a la captación de imágenes en el evento.
Prolongar el evento dos días después
Una vez terminado el evento, el canal de WhatsApp puede servir para enviar un último mensaje a los participantes. Por ejemplo, para animarles a rellenar una encuesta, compartir el aftermovie o emplazarles a una próxima edición.
En este caso, la Mad Jacques aprovecha la euforia posterior al evento de los participantes para proponerles reservar fecha para un próximo evento gracias a una entrada abierta (el Golden Billet) válida para cualquier carrera del año en curso y de los próximos.
El uso de un doble incentivo, de precio y de temporalidad (la oferta solo es válida 2 semanas), refuerza la eficacia de la mecánica y la convierte en una potente palanca para fidelizar a los participantes de un año a otro.
Hacer de WhatsApp uno de los canales de una estrategia multicanal
WhatsApp puede revelarse, por tanto, como una herramienta potente para comunicarse con los participantes de un evento. Si te parece más intrusivo que otros, recuerda que se trata de un canal al que los participantes se unen voluntariamente y que aprecian.
Además, el ejemplo de la Mad Jacques muestra que puede utilizarse con criterio: aquí, los organizadores tomaron la palabra una decena de veces en 5 días para compartir informaciones siempre útiles.
WhatsApp no viene evidentemente a sustituir tus otros canales de comunicación, sino a completarlos en algunos casos concretos.
Por ejemplo, además de utilizar WhatsApp, es evidentemente muy recomendable desarrollar una estrategia de emailing, invertir en las redes sociales y utilizar eventualmente una aplicación móvil dedicada. Eso permitirá llegar a un mayor número de participantes, dirigiéndose a ellos en los canales de comunicación que mejor les convienen y que son los más adaptados a la tipología de tus mensajes.
Volviendo al ejemplo de la Mad Jacques, su dominio de una estrategia multicanal resulta especialmente inspirador, en particular en emailing y en Instagram.
Mención especial a su dominio del boca a boca y de la técnica UGC, User-Generated Content, que consiste en animar a sus propios participantes a generar ellos mismos contenido en las redes.
En cada Mad Jacques se invita a los participantes a intentar ganar el premio "Mad Buzz", que recompensa la mejor publicación o reel publicado en Instagram con dos entradas para una próxima edición. ¡Una operación mucho menos costosa que una serie de campañas patrocinadas en redes sociales pero que puede generar por sí sola un boca a boca digital más que estimulante!
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