Caso studio: Soulbeats Music

CRM per booking e produzione musicale

La strategia in breve: Per gestire la complessità dei suoi dati, Soulbeats Music ha scelto Arenametrix come CRM centrale. L'obiettivo: unificare in un unico database i contatti B2B (promoter, media, festival) e B2C (fan). Grazie alla segmentazione avanzata e ai rilanci automatici sulle email non aperte, l'agenzia ha ottimizzato drasticamente il tempo dedicato alle campagne di booking.

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La sfida: gestire promoter, media e fan in un unico strumento

Nata dall’unione tra M’A PROD (booking e produzione di spettacoli) e Soulbeats Records, Soulbeats Music accompagna gli artisti a 360°: management, booking, edizioni musicali, produzione discografica ed eventi. La loro missione è valorizzare la musica e i suoi protagonisti in un mercato sempre più competitivo.

Nel settore musicale, una società di produzione e booking gestisce tipologie di contatti molto eterogenee. Questa frammentazione rende complessa la gestione dei dati:

  • I promoter e i direttori artistici devono ricevere proposte di booking mirate.
  • I media e i giornalisti aspettano cartelle stampa e inviti.
  • I fan vogliono conoscere le date dei tour e acquistare merchandising.

Senza uno strumento adeguato, i team perdevano ore a segmentare manualmente file Excel, con il rischio di inviare comunicazioni irrilevanti o di perdere opportunità di vendita. Soulbeats Music aveva quindi bisogno di un CRM all-in-one capace di centralizzare tutto e automatizzare l'operatività.

Come ottimizzare il booking musicale con il CRM?

→ Centralizzazione e pulizia del database: Grazie a Arenametrix, oltre 4.500 contatti qualificati legati all’attività di booking e produzione sono stati centralizzati in un’unica piattaforma. La segmentazione per lingua, professione e storico di relazione ha permesso di creare liste "pulite" e altamente mirate.

→ Campagne email personalizzate per target: L’interfaccia intuitiva della piattaforma consente ai diversi team (booking, promo, marketing) di creare modelli di newsletter su misura in autonomia. In questo modo, l'agenzia può inviare il contenuto giusto al pubblico giusto: una scheda tecnica a un direttore di festival o un link di pre-save a una fanbase, tutto dallo stesso tool.

→ Rilanci automatici (Retargeting) sui non-apertori: Questa è la funzionalità chiave per l'efficacia commerciale. Il team può identificare rapidamente i contatti professionali che non hanno aperto una proposta di booking e attivare scenari di sollecito automatico (follow-up) con un oggetto ottimizzato. Questo aumenta meccanicamente il tasso di apertura e le possibilità di chiudere una data, senza sforzo manuale aggiuntivo.

I risultati: efficienza operativa e target mirati

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Volevamo dotarci di uno strumento capace di centralizzare i dati e di essere utilizzato da tutti i team, in particolare dal reparto booking per la gestione dei contatti e delle comunicazioni. Per ottimizzare ulteriormente il nostro tempo, stiamo configurando follow-up automatici sulle campagne booking con il supporto della nostra referente Arenametrix.

Fred Lachaize, Direttore - Soulbeats Music
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