Die Strategie in Kürze: Um den enormen manuellen Aufwand im B2B-Pitching zu reduzieren, implementierte Soulbeats Music das CRM von Arenametrix. Das Team zentralisierte über 4.500 Kontakte und trennte strikt zwischen Fans (B2C) und Branchenkontakten (B2B). Der größte Hebel für den Ticketverkauf und das Booking: Automatisierte Follow-ups an Promoter, die eine E-Mail nicht geöffnet haben. Das Ergebnis ist eine drastische Zeitersparnis bei der Tour-Planung.
Soulbeats Music ist aus dem Zusammenschluss von M’A PROD (Booking und Live-Produktion) und Soulbeats Records entstanden. Als 360°-Musikunternehmen begleitet Soulbeats Künstler ganzheitlich – von Management und Booking über Publishing bis hin zur Tonträgerproduktion. Im Mittelpunkt steht stets die Förderung der Musik und ihrer Akteure in einem hart umkämpften Markt.
In der Musikbranche verwalten Produktionsfirmen und Booking-Agenturen sehr heterogene Kontaktgruppen. Diese Vielfalt führt im Alltag oft zu Chaos in Excel-Tabellen:
Ohne ein geeignetes Tool ist es fast unmöglich, diese Gruppen sauber zu trennen. Die Folge: Manuelle Segmentierung kostet Stunden, oder schlimmer noch, B2B-Partner erhalten irrelevante B2C-Newsletter und melden sich ab. Soulbeats benötigte ein All-in-one-System, um diese Prozesse zu strukturieren, ohne das Team operativ zu überlasten.
→ Zentrale Datenbank und B2B-Segmentierung: Im ersten Schritt wurden über 4.500 Booking-relevante Kontakte aus verschiedenen Silos in das CRM von Arenametrix importiert. Durch präzise Segmentierung nach Sprache, Beruf (z. B. Festival-Direktor, Club-Booker) und Beziehungstyp entstanden saubere, hochrelevante Verteilerlisten.
→ Personalisierte B2B-Kampagnen (Tour-Pitches): Dank der intuitiven Benutzeroberfläche können die Booking-Agenten schnell professionelle E-Mail-Vorlagen (Roster-Präsentationen, Tour-Ankündigungen) erstellen. So wird sichergestellt, dass beispielsweise einem Jazz-Club nur das Jazz-Roster präsentiert wird und nicht das Punk-Rock-Line-up.
→ Der Gamechanger: Automatische Follow-ups (Retargeting): Die wichtigste Funktion für den Vertrieb: Das System identifiziert automatisch, welche Veranstalter den initialen Tour-Pitch nicht geöffnet haben. Nach wenigen Tagen versendet Arenametrix vollautomatisch eine Erinnerung (Follow-up) mit einer optimierten Betreffzeile. Dies erhöht die Reichweite der Pitches massiv, ohne dass ein Agent manuell nachfassen muss.
Kontakte zentralisiert: Das Ende der unübersichtlichen Excel-Tabellen und Datensilos zwischen Management, Booking und Promo.
zielgerichtete B2B-Kampagnen wurden innerhalb der ersten vier Monate nach Implementierung problemlos versendet.
Wir wollten ein Tool einführen, das unsere Daten zentralisiert und von allen Soulbeats-Teams genutzt werden kann – insbesondere vom Booking-Team für Kontaktmanagement und Kommunikation. Um unsere Zeit noch weiter zu optimieren, richten wir aktuell mit Unterstützung unserer Arenametrix-Ansprechpartnerin vollautomatisierte Follow-ups für unsere Booking-Kampagnen ein.
