Case Study: Institut Français du Portugal

DSGVO-konforme Besucherdaten sammeln ohne Ticketverkauf

Die Strategie in Kürze: Wie baut man eine qualifizierte Datenbank auf, wenn es keine Transaktionen (Ticketkäufe) gibt? Das IFP löste diesen "Blindflug" durch den Einsatz der Customer Data Platform von Arenametrix. Durch eine Kombination aus Gamification (Gewinnspiele als Wertaustausch) und "Progressive Profiling" über den Newsletter wandelte das Institut anonyme Besucher in qualifizierte digitale Leads um. Das Ergebnis: 50 Prozent der neuen Kontakte teilen mittlerweile freiwillig ihre kulturellen Präferenzen mit.

Salon-entreprendre-Portugal-ambassade-de-France-jardin.jpg

Seit 1937 fördert das Institut Français du Portugal (IFP) die französische und lusophone Kultur mit einem vielfältigen Programm aus Ausstellungen, Theater, Literatur und Diskussionsveranstaltungen. Da der Eintritt zu den meisten Veranstaltungen frei ist, steht die Institution vor einer branchenweiten Herausforderung: Es gibt kein klassisches Ticketsystem – und somit keinen automatisierten Weg, um wertvolle Besucherdaten zu erfassen.

Die Herausforderung: Community-Management im Blindflug

Die meisten CRM-Systeme im Kulturbereich speisen sich aus den Daten der Ticketing-Software (Wer hat was, wann und für wie viel gekauft?). Ohne Ticketing standen dem IFP historisch gesehen lediglich anonyme E-Mail-Adressen aus einem einfachen Newsletter-Verteiler zur Verfügung.

Dieser Mangel an Daten schränkte die Möglichkeiten zur Personalisierung drastisch ein. Wenn man nicht weiß, ob ein Abonnent sich für Kino oder für Literatur interessiert, kann man nur Massen-E-Mails (Gießkannenprinzip) versenden. Die strategischen Ziele waren daher:

  • Datenanreicherung: Die bestehenden Kontakte durch zentrale Informationen wie Vorname, Alter und vor allem Interessen qualifizieren.
  • Lead Generation: Die Datenbank aktiv ausbauen und neue Zielgruppen erreichen, ohne dass ein Kauf zwingend notwendig ist.

Zero-Party Data sammeln: Eine simple, aber wirkungsvolle Digitalstrategie

In einer Zeit strenger DSGVO-Richtlinien geben Nutzer ihre Daten nur heraus, wenn sie einen klaren Gegenwert erhalten (Value Exchange) oder der Prozess extrem reibungslos ist. Das IFP setzte mit Arenametrix auf zwei Hebel:

→ Gamification zur aktiven Datenerhebung: Um die Interaktion zu steigern und Datenhürden abzubauen, organisierte das IFP Gewinnspiele (z. B. Verlosung von Kinofreikarten). Für die Teilnahme füllten die Nutzer ein Arenametrix-Formular aus und gaben neben der E-Mail auch Alter, Postleitzahl und ihre spezifischen kulturellen Interessen an. Dieser spielerische Ansatz motiviert die Community, wertvolle "Zero-Party Data" freiwillig und rechtssicher abzugeben.

→ Progressive Profiling beim Newsletter-Opt-in: Das Anmeldeformular auf der Website wurde bewusst extrem schlank gehalten (oft nur die E-Mail-Adresse), um die Conversion-Rate bei der Erstanmeldung zu maximieren. Der smarte Schritt passiert danach: Direkt nach der Anmeldung greift eine CRM-Automatisierung. Neue Kontakte erhalten eine Willkommens-E-Mail mit der freundlichen Einladung, ihr Profil im "Preference Center" zu vervollständigen, um künftig nur noch wirklich relevante Inhalte zu erhalten. Dieser Schrittweise-Prozess (Progressive Profiling) erhöht die Datenqualität enorm, ohne abzuschrecken.

Mit Arenametrix konnten wir unsere Zielgruppen präziser segmentieren und deutlich zielgerichteter kommunizieren – trotz des fehlenden Ticketingsystems. Wir werden dabei durch ein Tool unterstützt, das perfekt auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, sowie durch eine kontinuierliche, verlässliche strategische Begleitung.
Fanny Duran, Leiterin Kommunikation - Institut Français du Portugal
Mehr erfahren!