International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu

Ein spezialisiertes CRM zur Strukturierung von B2B-Aktivitäten

Erfahren Sie, wie das Ballonfestival von Saint-Jean-sur-Richelieu durch die Umstellung seiner B2B-Kontaktverwaltung auf Arenametrix zwei Stunden pro Woche eingespart hat.

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Das International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu ist eines der größten Festivals in Quebec und das führende Heißluftballon-Event in Kanada. Gegründet im Jahr 1984 zur Förderung des Tourismus und der lokalen Wirtschaft, hat es sich zu einem unverzichtbaren Treffpunkt entwickelt, der Flugshows, Musik und Erlebnisse für das breite Publikum vereint.

Angesichts des Wachstums und der Vielfalt seiner Aktivitäten hat das Festival eine schrittweise Transformation seiner Werkzeuge und Praktiken eingeleitet. Nach einem ersten Projekt zu den Publikumsdaten weitete die Organisation diesen Ansatz auf ihre B2B-Aktivitäten sowie die Verwaltung von Partnerschaften und Sponsoring aus.

Wie lässt sich die Verwaltung von B2B-Daten strukturieren und professionalisieren?

Im Rahmen der Entwicklung seiner B2B-Aktivitäten sah sich das Festival mit mehreren großen Herausforderungen konfrontiert:

1️⃣ Eine Organisation, die von manuellen und informellen Werkzeugen abhängig war: Die Nutzung von Excel und der Austausch über E-Mails oder Nachrichten schränkten den Informationsfluss ein. Das Finden von Schlüsseldaten hing oft von einem Kollegen oder einer spezifischen Datei ab, was die Strukturierung eines effizienten und homogenen kommerziellen Ansatzes bremste.

2️⃣ Verstreute und nicht zentralisierte Daten: Informationen waren auf verschiedene Dateien und Werkzeuge verteilt, ohne eine einheitliche Datenbank. Es gab keine konsolidierte Sicht auf Kontakte, Verkaufschancen oder die Historie des Austauschs.

3️⃣ Verlust von Erfahrungswerten von einer Edition zur nächsten: Jede neue Edition bedeutete oft, wieder bei Null anzufangen. Teamwechsel führten zu einem schrittweisen Wissensverlust durch eine teilweise oder unstrukturierte Informationsweitergabe.

Das Ergebnis? Derselbe Kontakt konnte für mehrere Arten von Möglichkeiten (Sponsoring, Kooperationen, Events) angefragt werden. Die Teams riskierten Dubletten, inkonsistente Anfragen oder einen Mangel an Koordination zwischen internen Ansprechpartnern.

In diesem Zusammenhang hat sich das Festival mehrere Ziele gesetzt:

  • Zentralisierung aller B2B-Daten in einem einzigen Werkzeug
  • Strukturierung und Nutzung der Interaktionshistorie
  • Verbesserung der Koordination zwischen den Teams
  • Reduzierung des Zeitaufwands für die Informationssuche
  • Professionalisierung des Partnermanagements und der Akquise

Warum sollte man sich für eine CRM-Lösung entscheiden, die an operative Herausforderungen angepasst ist?

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat das Festival das B2B-Modul von Arenametrix implementiert. Das Ziel: ein einfaches, strukturierendes Werkzeug anzubieten, das perfekt auf die Arbeitsweisen der Teams abgestimmt ist.

Strukturierung der Aktivitäten und der kommerziellen Daten

Basierend auf einer Reihe von Workshops wurden die verschiedenen Arten von Partnerschaften (Hauptsponsoren, lokale Partner, Vermietungen...) in dedizierten Pipelines organisiert, von denen jede die Schlüsselschritte des Verkaufszyklus widerspiegelt. Gleichzeitig wurden die Daten angereichert und zentralisiert: personalisierte Kontaktblätter und Opportunitäten, historisierung des Austauschs und zugehörige Notizen, strukturierung der, beziehungsnachverfolgung. Ergebnis: eine klare Sicht auf die Opportunitäten und Daten, die endlich im Alltag nutzbar sind.

Operative Steuerung und Kontinuität der Beziehungen

Das CRM ist zum zentralen Werkzeug für das operative Monitoring geworden. Die Teams verfügen über:
- Ein strukturiertes Tracking von Aufgaben und zu erledigenden Aktionen
- Eine verstärkte Koordination zwischen den Mitarbeitern
- Eine Zentralisierung der Partnerdokumente (Verträge, Vereinbarungen, Logos...)

Diese Organisation ermöglicht es, auf der gesamten Historie aufzubauen: Vergangene Interaktionen, Dokumente und Ansprechpartner sind an einem einzigen Ort zugänglich. Selbst bei Teamwechseln bleibt die Partnerbeziehung flüssig, kontinuierlich und kontrolliert.

Nutzung von B2B-Ticketing-Daten

Die Integration mit Ticketmaster ermöglicht es, die mit den Partnerschaften verbundenen Ticketverkäufe direkt in Arenametrix zu übertragen. Das Partnerschaftsteam greift nun autonom auf diese Daten zu, was die Verfolgung von Gegenleistungen und die Erfolgsmessung erleichtert, ganz im Sinne eines effizienten CRM für Festivals.

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Citation ou témoignage du client
Arenametrix hat es uns ermöglicht, unsere Partnerschaftsabteilung schnell und effizient zu strukturieren und zu professionalisieren. Die Einführung und Akzeptanz des Tools verliefen schnell und reibungslos. Ohne unsere Methodik ändern zu müssen, hat sich Arenametrix in unseren Workflow integriert und ist Teil des Kerns unserer Werkzeuge geworden.
Stéphane Roy, Direktor für lokale Partnerschaften - International de montgolfières de Saint-Jean-sur-Richelieu
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