Alors que les services de messagerie instantanée se sont répandus dans le quotidien des Européens (72% des plus de 12 ans ont utilisé une messagerie instantanée en 2022 - source CREDOC), l'une d'elles s'est particulièrement imposée ces dernières années : WhatsApp. En France, celle-ci compte désormais 31 millions d'utilisateurs (AFP) et dans certains pays méditerranéens, le taux d'équipement dépasse parfois 85% de la population adulte.
En combinant le taux d'ouverture d'un SMS et les avantages multimédia de l'email, le message WhatsApp pourrait bien avoir quelques avantages pour engager les participants d'un événement.
Vous vous demandez pourquoi et comment intégrer ce canal de communication à votre stratégie de communication ?
Nous vous donnons dans l'article qui suit un éclairage sur le sujet à l'appui de l'utilisation qu'en fait la Mad Jacques, une course d'aventures entre festival et événement sportif.
Créer un canal WhatsApp professionnel
WhatsApp offre une excellente opportunité de communiquer avec les participants d'un événement de manière rapide et efficace.
Attention néanmoins à ne pas l'utiliser comme vous le feriez avec votre famille et vos amis.
Plutôt que d'ouvrir un groupe à des centaines de participants sans modération ni confidentialité, vous pouvez utiliser les fonctionnalités WhatsApp dédiées aux organisations. Elles vous permettent de créer un groupe où seuls les organisateurs peuvent partager des messages. Il est aussi important d'y limiter la visibilité des données afin que les participants n'aient pas accès aux informations de contact des autres membres.
Comme la Mad Jacques, vous pouvez, juste avant l'événement, inciter les participants à rejoindre ce groupe s'ils le souhaitent, en utilisant un autre canal de communication pour les y inviter (ci-dessous 👇 , un email d'infos pratiques envoyé à J-2 de l'événement).
Engager vos participants autour de votre programmation
Une fois que l'événement a commencé, qu'il s'agisse d'une course ou d'un festival, l'un de vos enjeux va être d'apporter toutes les informations nécessaires à vos participants pour qu'ils puissent profiter pleinement de leur expérience.
Un mail d'informations pratiques avant l'événement et une signalétique bien faite ne sont pas toujours suffisants pour informer 100% des participants de tout ce qui se passe sur votre événement. WhatsApp offre une opportunité de distiller quelques informations sur la programmation afin de mieux engager les participants lors de l'événement.
Dans l'exemple ci-dessous 👇, les organisateurs de la Mad Jacques rappellent le programme de la dernière matinée de l'événement dans un message clair et concis. Les participants n'ont aucun effort à faire pour connaître la programmation.
Informer les participants d'un changement de dernière minute
Annulation d'un artiste ou météo exceptionnelle... les événements imprévus de dernière minute sont la hantise des organisateurs d'événements comme des festivaliers.
S'il n'y a pas de recette miracle permettant de les éviter, la meilleure manière de les gérer lorsqu'ils surviennent consiste à communiquer en toute transparence et sans délai avec les festivaliers. WhatsApp, en tant que canal de l'urgence, est un excellent moyen de faire passer une information de dernière minute.
Dans l'exemple ci-dessous, les organisateurs de la Mad Jacques informent leurs participants d'un changement d'horaire sur la programmation, leur permettant de ne pas manquer celui-ci.
Utiliser des groupes privés réservés aux organisateurs
En complément du groupe WhatsApp dédié aux participants, il peut être utile de créer des groupes privés réservés aux organisateurs de l'événement. Ces groupes permettront aux membres du staff de communiquer entre eux, de partager des informations sensibles, et de coordonner les différentes tâches liées à l'événement.
Par exemple, lors de la préparation de la Mad Jacques, les organisateurs ont créé plusieurs groupes WhatsApp thématiques incluant par exemple les bénévoles ou encore l'équipe dédiée à la prise d'images sur l'événement.
Prolonger l'événement à J+2
Une fois l'événement terminé, le canal WhatsApp peut servir à envoyer un dernier message aux participants. Par exemple pour les inciter à remplir un sondage, de partager l'aftermovie ou encore de donner rendez-vous aux participants pour une prochaine édition.
Dans le cas présent, la Mad Jacques surfe sur l'euphorie post-événement des participants pour leur proposer de prendre date pour un prochain événement grâce à un billet ouvert (le Golden Billet) valable sur n'importe quelle course de l'année en cours et à venir.
L'utilisation d'une double incitation tarifaire et de temporalité (l'offre n'est valable que 2 semaines) renforce l'efficacité de la mécanique et en fait un levier puissant pour fidéliser les participants d'une année sur l'autre.
Faire de WhatsApp l'un des canaux d'une stratégie multicanale
WhatsApp peut donc se révéler un outil puissant pour communiquer avec les participants d'un événement. Si vous le trouvez plus intrusif que d'autres, rappelez-vous qu'il s'agit d'un canal que les participants rejoindront volontairement et qu'ils affectionnent.
Par ailleurs, l'exemple de la Mad Jacques montre qu'il peut être utilisé à bon escient : ici, les organisateurs ont pris la parole une dizaine de fois en 5 jours pour partager des informations toujours utiles.
WhatsApp ne vient évidemment pas remplacer vos autres canaux de communication mais les compléter dans certains cas précis.
Par exemple, en plus d'utiliser WhatsApp, il est évidemment fortement conseillé de développer une stratégie emailing, d'investir les réseaux sociaux et d'utiliser éventuellement une application mobile dédiée. Cela permettra d'atteindre un plus grand nombre de participants et en les ciblant sur les canaux de communication qui leur conviennent le mieux et qui sont les plus adaptés à la typologie de vos messages.
En prenant encore l'exemple de la Mad Jacques, leur maitrise d'une stratégie multicanale est particulièrement inspirante, notamment en emailing et sur Instagram.
Mention spéciale à leur maîtrise du bouche à oreilles et de la technique UGC, User-Generated Content, qui consiste à inciter ses propres participants à générer eux-mêmes du contenu sur les réseaux.
Lors de chaque Mad Jacques, les participants sont invités à tenter de gagner le prix "Mad Buzz", qui récompense le meilleur post ou reel posté sur Instagram de deux places pour une prochaine édition. Une opération bien moins coûteuse qu'une série de campagnes sponsorisées sur les réseaux sociaux mais qui peut à elle générer un bouche à oreilles digital plus qu'incitatif !
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